DAM-Systemwechsel – mit dem herstellerneutralen Rundum-Service von DAM United

In der Praxis gibt es ab und an gute Gründe für einen DAM-Systemwechsel. Allein in diesem Jahr begleiten wir diverse Kunden in Deutschland und der Schweiz bei ihrem Sprung von DAM A auf DAM B. Ein Schwerpunkt sind dabei derzeit Systemwechsel von dem auslaufenden Canto Cumulus. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Gründe für einen solchen Wechsel und geben wichtige Überlegungen für eine reibungslose Umstellung.

5 gute Gründe für einen DAM-Systemwechsel

1. Herstellerbedingte Gründe: Ein klarer Fall ist: Das DAM-System läuft aus. So hat der DAM Hersteller Canto angekündigt, den Support für Cumulus Enterprise am 31. Dezember 2023 offiziell zu beenden. Der Support für die Editionen Cumulus Entry und Workgroup endete bereits am 31. Dezember 2022. Hier sind ein Wechsel und guter Rat und Service unabdingbar. Es gibt aber weitere Herstellerbedingte Gründe. Manch ein DAM-Hersteller verscherzt es sich bei seinen Kunden aufgrund neuer Pricing-Modelle, wegen schleppender Entwicklung, unzureichender Cloud-Unterstützung, miesem Service, schlechter Systemperformance … all das kann zu berechtigtem Unmut seitens der Kunden führen.
2. Technologische Weiterentwicklung: Die IT entwickelt sich ständig weiter, aber bestimmte DAM-Systeme bleiben in ihrer Zeit stecken. Sie erfüllen dann eines Tages nicht mehr die aktuellen Anforderungen und technischen Standards. Ein Systemwechsel kann es ermöglichen, auf fortschrittlichere Funktionen und Technologien zuzugreifen, die die Produktivität und Effizienz steigern. SaaS war und ist ein Thema, weshalb ein Wechsel erforderlich werden kann. Wenn beispielsweise die IT strategisch auf Software-as-a-Service und in die Cloud umgestellt wird, ist ein neues Cloud-natives DAM manchmal die bessere Wahl als eines, das halbherzig auf SaaS getrimmt wurde.
3. Skalierbarkeit: Viele Unternehmen wachsen und expandieren schnell und entsprechend ändern sich ihre Anforderungen. Sie wachsen aus ihren alten Kleidern raus. Manche DAM-Systeme werden dann den neuen Anforderungen und dem Wachstum nicht mehr gerecht. Ein Systemwechsel ermöglicht es, eine Lösung zu implementieren, die besser skalierbar ist und passt.
4. Benutzerfreundlichkeit: Auch die Ansprüche bezüglich der Usability gehen mit der Zeit und einige Anbieter schaffen es besser, ihr System so zu gestalten, dass die Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeiter:innen gefördert wird.
5. Reset, Ausmisten, Neustrukturieren: Und dann gibt es Kunden, die ihr DAM gerne frisch aufbauen und strukturieren möchten. Viele Systeme wachsen organisch mit der Zeit, Metadaten und Assetbestände werden unzureichend gepflegt und das, was ein DAM eigentlich können soll (schnell digitale Assets finden, verwalten, nutzen), ist nicht möglich.

Worauf ist beim Systemwechsel zu achten?

AdmiralCloud, Adobe Experience Manager, Bynder, Canto, CELUM, Lytho, OpenText Media Manager, Picturepark, Programmfabrik easydb/fylr … – alle guten DAM-Systeme ermöglichen das Management von Assets auf Enterprise-Basis. Aber die Systeme unterscheiden sich stark in den Bereichen Funktionsumfang, Skalierbarkeit & Performance, Pricing etc. Wir sind seit vielen Jahren eng mit den führenden DAM-Herstellern vernetzt, kennen Canto Cumulus in allen Details und bieten damit eine einzigartige Beratungsexpertise für einen Systemwechsel von Canto Cumulus zu einem anderen DAM. Wir bieten für alle Migrationen von Cumulus in andere DAMs einen Rundum-Glücklich-Service. Und mit unserem DAMmigrate eine praxisbewährte Lösung für die teilautomatisierte Migration des gesamten Asset-Bestands inklusive der Asset-Daten. Damit lassen sich auch sehr große Asset-Bestände und Kataloge schnell, Budget-schonend und fehlerfrei in eine neue DAM Systematik übertragen. Wir passen DAMmigrate so an, dass das Tool die Logik in Ihrem Alt- und in Ihrem Zielsystem versteht und Ihren Asset-Bestand entsprechend aufbereitet. Die Lösung garantiert einen sofortigen ROI und macht DAM-Wechsel in jeder Größenordnung gut kalkulierbar.

Aber bevor ein Umzug konkret wird, klären wir mit unseren Kunden in kürzeren oder längeren Workshops wesentliche Fragen:

1. Anforderungen definieren: Bevor ein Wechsel stattfindet ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren. Welche Funktionen und Integrationen werden benötigt? Welche Leistungserwartungen bestehen? Eine klare Definition der Anforderungen erleichtert die Auswahl eines geeigneten DAM-Systems.
2. Sorgfältige Evaluierung: Es ist ratsam, verschiedene DAM-Systeme gründlich zu evaluieren um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Ein umfassender Vergleich von Funktionen, Leistung, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationen ist entscheidend. Wir bieten hier in die Tiefe gehende Vergleiche mit User Stories, Anwendungsmatrixen, PoCs etc. Manche Kunden verzichten aber auch darauf und verlassen sich bei der Auswahl voll auf unsere Expertise.
3. Schulung und Unterstützung: Ein reibungsloser Übergang erfordert eine angemessene Schulung der Mitarbeiter um sicherzustellen, dass sie das neue DAM-System effektiv nutzen können. Wir bringen Ihr Team so auf den Stand, dass es das neue DAM-System optimal nutzen kann.
4. Budget und Zeitplan: Wir erstellen mit Ihnen einen realistischen Budget- und Zeitplan. Es ist wichtig, die Kosten für die Implementierung des neuen Systems, einschließlich Lizenzen, Schulungen und möglicher Anpassungen, realistisch einzuschätzen, um Unmut und graue Haare zu vermeiden und um einen nahtlosen Betrieb zu ermöglichen. Hier profitieren unsere Kunden von unserer immensen Erfahrung mit dem Wechsel von einem DAM-System zu einem anderen.
5. Kommunikation und Change-Management: Ein Systemwechsel kann Veränderungen und Anpassungen für die Mitarbeiter mit sich bringen. Eine klare Kommunikation über den Zweck des Wechsels, die Vorteile und den Nutzen für das Unternehmen ist wichtig, um Akzeptanz und Engagement zu fördern. Auch hierbei unterstützen Sie unsere Consultants.