Wie in Museen üblich, setzt auch das Focke Museum eine professionelle Inventarisierungs-Software (bis jetzt AdLib, bald Axiell Collections) ein, um seine Sammlungen zu inventarisieren, zu verwalten und zu organisieren. Jedoch bieten manche dieser Lösungen nur eingeschränkte Funktionen, um digitale Assets wie Bilder, Videos oder PDF-Dateien losgelöst oder gemeinsam mit den Objekten zu verwalten und für die Präsentation und das Marketing zu nutzen.

Die Experten von DAM United berieten das Focke Museum zur Realisierung einer übergreifenden Multimedia-Objekt-Lösung, die auf die speziellen Anforderungen zugeschnitten ist. Das Team aus Berlin und Essen unterstützte bei der Erstellung eines Anforderungskatalogs und der Auswahl des Systems zur Bilderverwaltung. Durch die jahrelange Erfahrung und enge Vernetzung mit den Herstellern haben die DAM-Consultants einen sehr guten Marktüberblick. Das flexible und webbasierte Digital Asset Management (DAM-System) easydb von Programmfabrik stellte sich in der Evaluation als das am besten geeignete heraus. easydb ist auch als Sammlungsverwaltungstool etabliert und kann Objekt- und Bildverwaltung vereinen, in diesem Projekt stand aber das Thema DAM im Vordergrund.

DAM United entwickelte im nächsten Schritt eine effizienzsteigernde Schnittstelle zwischen AdLib/Axiell Collections und easydb. Denn die Anforderung war, nicht nur ein DAM-System für die Bilderverwaltung einzuführen, sondern auch die Verzahnung von Bildern und Objekten zu übernehmen. Der für die Bilder geschaffene Prozess ersetzt dabei ein händisches System und reduziert dadurch den Aufwand des Museums-Teams.

Neue Bilder werden von einem Fotografen und weiteren Mitarbeitenden in die easydb eingespielt und dort dem entsprechenden Objekt/Objekten zugeordnet. DAM United hat easydb mit entsprechenden Filtermöglichkeiten, Kategorisierungen, Rechteverwaltung etc. auf die Wünsche und Arbeitsweisen angepasst, sodass aus dem großen Umfang der easydb die für den täglichen Bedarf wichtigen Funktionen leicht zugänglich sind. So können Bilder schnell und übersichtlich angelegt und mit Metadaten versehen und somit schnell entsprechend nach Ereignissen, Jahreszeiten, Orten, Objektarten, Bildgröße etc. gefunden und verwendet werden.

In der Inventarisierungs-Software wird zum Objekt immer nur ein Hauptbild angezeigt mit dem Verweis auf weitere Nebenbilder und Multimediadateien, die in der easydb vorliegen. Die entwickelte Schnittstelle sorgt ohne manuelles Zutun für eine Synchronisierung zwischen beiden Systemen. Eine weitere, zeitsparende Neuerung ist die Möglichkeit, Bilder in frei wählbaren Formaten direkt aus dem DAM-System zu erhalten. Statt, wie in der Praxis oft üblich, Bilder lokal herunterzuladen, mit einem Programm zurechtzuschneiden, in der gewünschten Größe/Format zu speichern und dann zu verwenden, passiert dies jetzt mit einem Klick. Über eine einfache Eingabemaske lassen sich Bilder schnell in verschiedenen vorgefertigten Formaten gebündelt zur Verfügung stellen.

Noch einen Schritt weiter geht die von DAM United erstellte Export-Funktion: Die Mitarbeitenden des Museums können bestimmte Objekte in easydb taggen und diese mit einem Klick samt den zugehörigen Objektinformationen und zugewiesenen Assets (Hauptbild, Nebenbild, Multi Media Assets) in Applikationen wie einer Webapp bzw. Webseiten ausspielen. Dadurch können neue Sammlungen oder neu kuratierte Themen mit wenig Aufwand und vollem Bild- und Datenumfang übergeben werden. Hierfür wird aus der easydb heraus eine Datenbank befüllt, aus welcher sich die Webapplikation wiederum die benötigen Daten holt. Die Schnittstelle easydb – Datenbank – Webapplikation aktualisiert auch, wenn Änderungen am Objekt vorgenommen wurden, z.B. neue Bilder zugewiesen, Bilder gelöscht oder Änderungen der Metadaten des Objekts erfasst wurden; es wird immer der aktuelle Stand übertragen.